Polityka prywatności

§ 1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej „RODO") jest:

VAX sp. z o.o. nie powołała formalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IOD), ponieważ nie wymaga tego art. 37 RODO. Wszystkie zapytania w sprawach ochrony danych obsługuje bezpośrednio zarząd spółki.

§ 2. Zakres zbieranych danych osobowych

Zbieramy wyłącznie te dane, które są niezbędne do realizacji konkretnej usługi i które dobrowolnie nam przekażesz. W zależności od interakcji są to:

• Dane kontaktowe — imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail (podane w formularzach kontaktowych, zapytaniach o ofertę, zgłoszeniach nieruchomości do obsługi)
• Dane oferty — adres nieruchomości, jej typ, powierzchnia, oczekiwana cena (jeśli zgłaszasz nieruchomość do sprzedaży)
• Kryteria wyszukiwania — typ, miasto, cena, pokoje, powierzchnia (jeśli zapisujesz alert o nowych ofertach)
• Dane techniczne — adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, godzina wizyty, strona odsyłająca (zbierane automatycznie przez serwer hostingowy i Google Analytics)
• Treść korespondencji — treść wiadomości, którą sam wpisujesz w formularz

Czego NIE zbieramy: nie zbieramy danych wrażliwych (zdrowie, pochodzenie, poglądy, orientacja), danych finansowych szczegółowych (numery kont, kart kredytowych), danych biometrycznych. Nie profilujemy Cię ani nie podejmujemy decyzji w pełni zautomatyzowanych w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Twoje dane w następujących celach, na podstawie wskazanych przepisów RODO:

§ 4. Odbiorcy danych — komu udostępniamy

Twoje dane traktujemy poufnie. Udostępniamy je wyłącznie podmiotom, które są nam niezbędne do świadczenia usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych zgodnie z art. 28 RODO:

• Nasi agenci nieruchomości (4 osoby, pracownicy/współpracownicy VAX) — kontakt z Tobą w sprawie zapytania
• Dostawca hostingu strony internetowej — przechowywanie danych formularzy w bazie
• Dostawca usługi pocztowej e-mail — wysyłka korespondencji i powiadomień
• Biuro księgowe i biegli rewidenci — w zakresie obsługi księgowej (tylko dane fakturowe)
• Doradcy prawni — w razie sporu lub roszczenia
• Organy państwowe (sąd, prokuratura, UODO, policja, urząd skarbowy) — wyłącznie na podstawie pisemnego żądania zgodnego z prawem

4.1. Partnerzy zewnętrzni — wyłącznie za odrębną zgodą

Jeśli wyrazisz odrębną, świadomą zgodę, możemy przekazać Twoje dane partnerom finansowym lub ubezpieczeniowym w celu przedstawienia Ci ich oferty:

• mFinanse S.A. — partner kredytowy (porównanie ofert hipotek z 16 banków). Przekazanie tylko jeśli wyraźnie poprosisz o kontakt w sprawie kredytu i zaznaczysz odpowiednią zgodę.
• PZU S.A. — Dorota Duda — partner ubezpieczeniowy (ubezpieczenia nieruchomości, OC, komunikacyjne). Przekazanie tylko po wyrażeniu odrębnej zgody na otrzymanie oferty i wpisaniu kodu weryfikacyjnego z e-maila.

Zgoda na przekazanie danych partnerom jest zawsze niezależna od skorzystania z naszych głównych usług (pośrednictwa w obrocie nieruchomościami) i możesz ją w każdej chwili wycofać.

4.2. Brak przekazywania danych poza EOG

Nie przekazujemy Twoich danych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z jednym wyjątkiem: Google Analytics (Google LLC, USA). Google posiada certyfikat Data Privacy Framework, a transfer odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej. Anonimizacja IP jest włączona — Google nie otrzymuje Twojego pełnego adresu IP. Jeśli nie chcesz uczestniczyć w statystykach, możesz odrzucić cookies analityczne w banerze cookies lub zainstalować dodatek Google Analytics Opt-out.

§ 5. Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz pełne prawo do:

1. Dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz dowiedzieć się jakie Twoje dane posiadamy
2. Sprostowania danych (art. 16 RODO) — możesz poprosić o korektę nieprawidłowych danych
3. Usunięcia danych — „prawo do bycia zapomnianym" (art. 17 RODO) — usuniemy Twoje dane, chyba że obowiązują nas przepisy prawne wymagające ich zachowania
4. Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) — wstrzymamy przetwarzanie do wyjaśnienia sprawy
5. Przenoszenia danych (art. 20 RODO) — udostępnimy Twoje dane w formacie elektronicznym (JSON lub CSV)
6. Wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) — przy przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu (np. statystyki)
7. Wycofania zgody w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed wycofaniem
8. Wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa

Aby skorzystać z dowolnego z tych praw, napisz na bok@vaxpoczta.pl lub zadzwoń na +48 732 84 84 84. Odpowiemy w terminie do 30 dni.

§ 6. Pliki cookies

Strona korzysta z plików cookies (małych plików tekstowych zapisywanych w Twojej przeglądarce). Używamy trzech rodzajów cookies:

6.1. Cookies niezbędne (zawsze aktywne)

Te cookies są wymagane do działania strony — np. zapamiętanie wyboru z banera cookies, zabezpieczenia anti-spam. Bez nich strona nie funkcjonuje poprawnie. Podstawa: uzasadniony interes administratora.

6.2. Cookies analityczne (Google Analytics) — wymagają zgody

Pomagają nam zrozumieć, jak korzystasz ze strony (które oferty oglądasz, ile czasu spędzasz, z jakich źródeł trafiasz). Identyfikator pomiaru: G-5ST7Y63P17. Dane są zanonimizowane (anonimizacja IP włączona). Cookies wygasają po 14 miesiącach. Możesz odrzucić te cookies w banerze.

6.3. Cookies marketingowe — NIE używamy

Nie korzystamy z cookies marketingowych ani reklamowych. Nie umieszczamy pikseli Facebook, LinkedIn, TikTok ani innych narzędzi remarketingowych.

6.4. Jak zarządzać cookies

Możesz w każdej chwili:

• Zmienić preferencje w banerze cookies (link „Ustawienia cookies" w stopce)
• Wyczyścić cookies w ustawieniach przeglądarki
• Włączyć tryb prywatny przeglądarki (Incognito / Private Browsing)

§ 7. Bezpieczeństwo Twoich danych

Wdrożyliśmy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa adekwatne do ryzyka:

• HTTPS / TLS 1.3 — cała komunikacja ze stroną jest szyfrowana
• Bezpieczna baza danych — dostęp tylko z naszej aplikacji, hasła w pliku poza folderem publicznym
• Ograniczony dostęp pracowników — tylko osoby, które muszą znać dane, mają do nich dostęp (zasada minimum)
• Backupy automatyczne — codzienne kopie zapasowe na zewnętrznym serwerze
• Zabezpieczenia anti-spam — HMAC + honeypot + time check (nie używamy Captcha aby nie obciążać Cię dodatkowymi danymi)
• DKIM, SPF, DMARC — uwierzytelnione wysyłki e-mail

W razie wykrycia naruszenia ochrony danych (incydentu) zgłoszone będzie do PUODO w terminie 72 godzin oraz — gdy istnieje wysokie ryzyko — bezpośrednio do osoby, której dane dotyczą.

§ 8. Polisa odpowiedzialności cywilnej pośrednika

Zgodnie z art. 181 ustawy o gospodarce nieruchomościami VAX sp. z o.o. posiada obowiązkową polisę odpowiedzialności cywilnej pośrednika w obrocie nieruchomościami:

Polisa chroni klientów VAX przed skutkami błędów zawodowych w obrocie nieruchomościami. Każdego roku odnawiamy polisę bez przerwy w ciągłości od 1997 roku.

§ 9. Profile w mediach społecznościowych

Prowadzimy profile firmowe na portalach społecznościowych. Jeśli wchodzisz w interakcję z nami przez te kanały (lajki, komentarze, wiadomości), administratorem Twoich danych są wspólnie VAX i dany dostawca platformy (Facebook Ireland, Instagram, Google LLC) — patrz polityka Meta.

• Facebook: facebook.com/mojvax
• Instagram: instagram.com/vax_nieruchomosci
• YouTube: @VAXNieruchomosciMikoow

W ramach naszych profili przetwarzamy treść Twoich komentarzy/wiadomości oraz Twój wizerunek (zdjęcie profilowe, jeśli jest publiczne). Czas przetwarzania: do usunięcia treści przez Ciebie lub do usunięcia profilu przez nas.

§ 10. Formularze na stronie

Na stronie www.vax.com.pl znajdują się następujące formularze:

• Formularz kontaktowy (/kontakt) — imię, telefon, e-mail, treść wiadomości
• Formularz zapytania o ofertę (przy każdej karcie oferty) — imię, telefon, e-mail, treść wiadomości
• Formularz alertu o nowych ofertach (zapis na powiadomienia) — e-mail + kryteria wyszukiwania
• Formularz kontaktu do mFinanse — wyłącznie po odrębnej zgodzie + kod weryfikacyjny
• Formularz kontaktu do PZU — wyłącznie po odrębnej zgodzie + kod weryfikacyjny

Każdy formularz informuje Cię o celu przetwarzania i wymaga akceptacji polityki prywatności. Stosujemy zabezpieczenia anti-spam (HMAC, honeypot) zamiast Captcha, aby nie zbierać dodatkowych danych biometrycznych z Twojej strony.

§ 11. Dane dzieci

Strona nie jest skierowana do osób poniżej 16. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych osób niepełnoletnich. Jeśli rodzic/opiekun stwierdzi, że dziecko podało nam dane, prosimy o kontakt — niezwłocznie je usuniemy.

§ 12. Zmiany polityki prywatności

Możemy aktualizować tę politykę w związku ze zmianami w przepisach, technologiach lub naszych usługach. Każda istotna zmiana będzie ogłoszona:

• w tym dokumencie (z aktualną datą „Ostatnia aktualizacja")
• komunikatem na stronie głównej przez co najmniej 14 dni
• e-mailowo, jeśli zmiana wpływa na zakres przetwarzania danych już zebranych (np. nowe cele) — przy konieczności wyrażenia nowej zgody

Korzystanie ze strony po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowej wersji polityki. Jeśli się nie zgadzasz, możesz w każdej chwili zażądać usunięcia swoich danych.

§ 13. Spory i sąd właściwy

Wszelkie spory wynikające z przetwarzania danych osobowych będą rozstrzygane:

1. w pierwszej kolejności polubownie w drodze bezpośrednich rozmów (kontakt na bok@vaxpoczta.pl)
2. poprzez skargę do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl)
3. w razie braku porozumienia — sąd właściwy dla siedziby VAX sp. z o.o. (Sąd Rejonowy w Mikołowie)

§ 14. Kontakt

W każdej sprawie dotyczącej ochrony danych osobowych możesz się z nami skontaktować:

Niniejsza polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 12 maja 2026. Dokument zastępuje wszystkie wcześniejsze polityki prywatności VAX sp. z o.o.